Nowy wymiar wymiaru sprawiedliwości?

17.07.2015 autor: Tomasz Sęk i Ryszard Sowiński

Czy zastanawiali się Państwo jak będzie wyglądało prowadzenie kancelarii za pięć, dziesięć czy piętnaście lat? Czy prawnik będzie używał tych samych narzędzi i z taką samą częstotliwością odwiedzał gmachy sądów? Jak zmieni się środowisko pracy prawników?

Śledząc rynek oprogramowania dla kancelarii dostrzegliśmy zarys trendów. Chcielibyśmy podzielić się z Państwem kilkoma refleksjami na ich temat.

Obecnie na polskim rynku funkcjonuje już ponad 25 programów dedykowanych dla kancelarii – to wyjątkowo szeroka oferta. Wysoka konkurencja wśród producentów spowodowała obniżenie stawek oraz – co najważniejsze – większą koncentrację na kliencie. Producentów oprogramowania nie ocenia się wyłącznie za jakość narzędzi, które dostarczają prawnikom, ale także za jakość świadczonych usług dodanych, np. szkoleń z obsługi, szkoleń wdrożeniowych, wsparcia doradczego w procesie wdrażania zmian oraz za dostarczane na bieżąco wsparcie techniczne.

Zauważamy, że zainteresowanie wdrożeniem oprogramowania rośnie, a kancelarie coraz chętniej decydują się na rozwiązania zawierające zaawansowane funkcjonalności, takie jak np.:

  • moduły analityczne pozwalające na planowanie czasu pracy i kosztów,
  • moduły CRM wspierające działania sprzedażowe i umożliwiające planowanie przychodów,
  • zaawansowane systemy DMS wspierające obieg dokumentów wewnątrz organizacji.

Argumentem za wdrożeniem oprogramowania jest już nie tylko chęć zapanowania nad większą liczbą spraw, ale również możliwość wykorzystania go do optymalizacji finansowej działalności. Partnerzy kancelarii coraz częściej są świadomi, że dobre

oprogramowanie pomaga nie tylko w organizacji pracy merytorycznej, ale także w podnoszeniu efektywności działania organizacji, rentowności prowadzonych spraw oraz daje lepszą kontrolę nad kosztami.

W warunkach rosnącej podaży usług prawniczych wykorzystanie potencjału programu ma dać przewagę nad konkurentami, możliwość sprawniejszego prowadzenia większej liczby zleceń i podniesienia efektywnej stawki godzinowej za pracę prawnika wykonywaną na rzecz klienta.

Trend informatyzacji kancelarii prawnych współgra ze zmianami w polskim wymiarze sprawiedliwości. Warto przyjrzeć się ważnemu projektowi realizowanemu przez Ministerstwo Sprawiedliwości, jakim jest stworzenie sieci portali informacyjnych sądów. Portale te mają umożliwić użytkownikowi (prawnikowi lub kancelarii) dostęp do danych dotyczących sprawy, w tym:

  • stanu sprawy,
  • czynności wykonanych przez sąd wraz z określeniem osoby odpowiedzialnej za jej wykonanie,
  • wyznaczonego terminu posiedzenia,
  • dokumentów w sprawie wygenerowanych przez sąd w postaci elektronicznej, takich jak pisma wychodzące, wyroki, uzasadnienia, protokoły z rozpraw,
  • danych dotyczących postępowania w niższej instancji,
  • protokołów elektronicznych z możliwością odsłuchania.

Dzisiaj obserwujemy coraz częstsze wykorzystanie programów do komunikacji zdalnej – pokazuje to, że istnieje pole dla stworzenia sądów wirtualnych, w których sędziowie siedzą na rzeczywistej sali posiedzeń, a pozostali uczestnicy mogą brać udział w posiedzeniu sądu zdalnie, tj. bez konieczności fizycznego stawiennictwa na sali.

Według Ministerstwa Sprawiedliwości, podstawowym zadaniem portali informacyjnych jest uwolnienie pracowników sekretariatów z obowiązku udzielania informacji o danej sprawie na życzenie. Dla prawnika wielką korzyścią będzie możliwość zapoznania się z pismem sądu jeszcze zanim zostanie ono dostarczone do kancelarii i zaczną płynąć terminy. To da dodatkowy czas na konsultacje z klientem i przygotowanie dalszej taktyki w sprawie. Trudno wyobrazić sobie, by prawnik z takiej okazji nie chciał skorzystać. Ministerstwo Sprawiedliwości ma plany, aby wprowadzić szerokie możliwości wnoszenia pism drogą elektroniczną, a stosowne przepisy mają zostać przyjęte jeszcze w tej kadencji Sejmu.

Trend coraz głębszej informatyzacji sądownictwa jest widoczny na całym świecie. W Wielkiej Brytanii pierwsze zmiany zasugerowano już w połowie lat 90. ubiegłego wieku, choć zostały one wdrożone w niewielkiej części. Propozycje zakładały zmianę drogiej w utrzymaniu, opartej na papierze metody organizacji pracy na zautomatyzowane systemy przetwarzania danych. Obejmowało to m.in. transkrypcję nagrań na tekst (zamiast wykorzystania protokolanta) oraz wykorzystania formularzy elektronicznych do tworzenia pism procesowych. W przygotowanym przez Civil Justice Council raporcie „Online Dispute Resolution for Low Value Civil Claims”, autorzy zalecają wprowadzenie w sprawach w których wartość przedmiotu sporu nie przekracza 25.000 funtów postępowania elektronicznego, którego podstawowe zasady będą podobne do stosowanych obecnie przez takie firmy jak np. eBay. W raporcie zaleca się utworzenie specjalnego sądu – HM Online Court (HMOC).

Wracając do Polski, planowane przez Ministerstwo Sprawiedliwości zmiany z pewnością zainteresują samych producentów oprogramowania. Istnieją już programy, które zapewniają integrację z systemami sądowymi. Przykładem jest integracja jednego z nich z eSądem w Lublinie. Prawnicy często wymieniają tę funkcjonalność jako istotną z ich punktu widzenia.

Proszę sobie wyobrazić, że korzystają Państwo z programu, który pozwala w jednym oknie danej sprawy znaleźć pisma sporządzone przez nas, dokumenty przesłane przez sąd i stronę przeciwną, a to wszystko bez konieczności wcześniejszego skanowania i wprowadzania do systemu. Nasze doświadczenia wskazują, że w wielu kancelariach aż 30% czasu pracy prawników jest poświęcane na wyszukiwanie potrzebnych informacji, dokumentów, telefony do sądów. Elektroniczny obieg informacji pomiędzy wszystkimi stronami pozwoli odzyskać ten czas na działania innego typu.

Wprowadzenie postępowania elektronicznego to oczywiście pieśń przyszłości, warto jednak śledzić te zmiany i odpowiednio wcześnie przygotować swoją organizację. Być może w ciągu paru, parunastu lat prawnik nie będzie miał wyboru i chcąc nie chcąc będzie zmuszony do wdrożenia i korzystania z odpowiedniego oprogramowania. Być może dla prawników, którzy

wejdą do zawodu za 10 – 15 lat, pojawienie się na sali sądowej będzie należało do rzadkości, a wirtualne sądy staną się normą.

O autorze

Tomasz Sęk i Ryszard Sowiński

Wspólnicy Naveo. Doświadczeni doradcy zajmujący się doradztwem zarządczym, strategicznym, marketingowym i finansowym w kancelariach prawnych.
Zobacz więcej postów >