Koniec roku i co dalej?

28.01.2015 autor: Tomasz Sęk

 

Skończył się kolejny rok, faktury za grudzień zostały wystawione – czas na podsumowania i planowanie działań na kolejne 12 miesięcy.

Warto wykorzystać najbliższe tygodnie na refleksję nad osiągniętymi sukcesami i porażkami oraz silnymi i słabymi stronami kancelarii. To umożliwi lepsze zaplanowanie działań, które mogą znacznie podnieść skuteczność jej funkcjonowania i w zależności od jakości poczynionych planów, uczynić z kancelarii lepiej zorganizowane przedsiębiorstwo.

Przygotowaliśmy dla Państwa kilka pytań, które pomogą dokonać uproszczonej samodzielnej oceny. Bez względu na wielkość Państwa kancelarii – poświęcenie 1-2 dni na podsumowanie i planowanie działań rozwojowych z pewnością się opłaci.

Patrzymy na kancelarię prawną jako na biznes, którego jednym z głównych celów jest generowanie wartości w postaci dochodu dla właścicieli. Z tego powodu  podsumowanie ostatniego roku proponujemy zacząć od analizy danych finansowych. W dalszej kolejności zalecamy przyjrzeć się kwestiom marketingowym, które wpływają bezpośrednio na poziom przychodów, a następnie kwestiom kadr, które są główną pozycją kosztową w rachunku wyników. Na koniec, proponujemy przyjrzenie się kwestiom zarządczym (administracyjnym, organizacyjnym), które wpływają na efektywność finansową kancelarii (głównie w zakresie optymalizacji kosztów) oraz łączą działania kancelarii w spójną całość.

Finanse

Analizując finanse kancelarii warto odpowiedzieć sobie na następujące pytania (stanowiące początek pogłębionych analiz finansowych):

  • jaka była wielkość przychodów kancelarii w mijającym roku oraz o ile procent zmieniły się one (wzrosły, spadły albo utrzymały się) w porównaniu z poprzedzającymi latami,
  • jaka była rentowność kancelarii – warto przygotować uproszczony rachunek wyników, aby na tej podstawie odpowiedzieć sobie na pytanie czy poziom rentowności (dochód jako procent przychodu) jest zadowalający, a następnie, któremu elementowi rachunku wyników należy się przyjrzeć uważniej.

To, które okresy czasu powinniśmy wziąć pod uwagę przy analizie, powinno być uwzględniane ad casum. Niektóre kancelarie będą mogły dokonać analizy już pod koniec grudnia, inne pod koniec stycznia, a inne na koniec lutego. Naczelną wskazówką w tym zakresie będzie model biznesowy kancelarii (tu więcej o modelach biznesowych).

Dokładniejsza, pogłębiona analiza finansów kancelarii jest wysoce wskazana – pokaże ona źródła rentowności oraz obszary, które wymagają optymalizacji. W ramach tych analiz należy spojrzeć na wyniki finansowe różnych wymiarach efektywności – klientów, prawników, zespołów prawników, usług itd.

Marketing

Analiza obszaru marketingu w kancelarii powinna skupiać się wokół przychodów jakie generuje praktyka(-tyki) kancelarii – należy przeanalizować zarówno dane finansowe, jak i pozafinansowe, takie jak na przykład:

  • źródła pozyskania klientów (w różnych wymiarach),
  • strukturę portfela usług (warto spojrzeć też na dynamikę),
  • strukturę portfela klientów (zależne od przyjętej segmentacji w kancelarii),
  • skuteczność działań promocyjnych (w tym m.in. zwrot z inwestycji),
  • skuteczność działań sprzedażowych (efektywność, czas cyklu sprzedaży).

Zalecamy, aby analizę oprzeć na posiadanych danych liczbowych i zestawieniach. Brak takich danych lub zestawień może skłonić do refleksji na temat tego, jakie dane powinniśmy gromadzić w przyszłości (jak często, kto to powinien robić), aby mieć możliwość analizowania informacji i przekształcania ich w użyteczną wiedzę.

W analizach cenne jest spojrzenie porównawcze z okresami z przeszłości, aby na tej podstawie mieć pogląd na rozwój sytuacji w kancelarii w dłuższej perspektywie.

Kadry

Poprzez analizę obszaru kadr jesteśmy w stanie poznać lepiej możliwości i parametry „produkcyjne” kancelarii. W obszarze kadr warto spojrzeć na następujące kwestie:

  • produktywność i efektywność kadr (przyjęte wskaźniki efektywności, optymalność wykorzystania zasobów),
  • potrzeby kadrowe kancelarii (luki, które się ujawniły),
  • umiejętności członków zespołu (ocena potencjału ex post),
  • ścieżki rozwoju członków zespołu (ocena postępów ex post).

Zwracamy uwagę, że często popełnianym błędem jest przyglądanie się kadrom wyłącznie przez pryzmat generowanych przez poszczególnych prawników przychodów i kosztów oraz rejestrowanego czasu pracy.

Pomijanie wkładu w inne obszary – zarządzanie pracą innych, wkład w budowanie motywacji innych osób, rozwijanie młodszych prawników są równie istotnymi aspektami, które trzeba brać pod uwagę. Podsumowanie roku powinno być również punktem wyjścia do refleksji na temat dopasowania ról, w których funkcjonują pracownicy, do ich osobowości i silnych stron. Bardzo często przyczyną niskiej efektywności pracownika nie jest brak talentów, ale raczej nieprawidłowe ich rozpoznanie przez przełożonych.

Zarządzanie (administracja, organizacja)

Elementem spajającym kancelarię jest sposób w jaki jest ona zorganizowana. Powinniśmy myśleć o dwóch perspektywach: operacyjnej (bieżącej, codziennej) oraz strategicznej (długofalowej, dalekoterminowej). Warto przyjrzeć się kancelarii w następujących obszarach:

  • podział i zakres obowiązków (struktura organizacyjna; optymalność, dopasowanie do potrzeb biznesowych),
  • procedury działania (adekwatność, efektywność),
  • narzędzia (w szczególności informatyczne) wspierające zarządzanie kancelarią,
  • plany i działania rozwojowe (kierunek, metodyka działania, nakłady i efekty).

Podsumowanie roku powinno zawierać spis sukcesów i porażek oraz ocenę silnych i słabych stron kancelarii. Warto aby w dyskusję na ich temat włączyć przynajmniej część załogi.

Dość często spotykamy kancelarie, w których kwestie organizacyjne i zarządcze nie są przedmiotem jakiejkolwiek analizy. Struktura organizacyjna, schematy postępowania tworzą się w sposób spontaniczny. Może to prowadzić do sytuacji, w której kancelaria nie wykorzystuje efektywnie swoich zasobów np. wykonywanie czynności przez niewłaściwe osoby, których czas jest cenny i powinien być wykorzystywany w inny sposób.

Plany na kolejny rok

Tak skonstruowany obraz kancelarii pomoże Państwu w planowaniu działań w szczególności marketingowych oraz projektów wewnętrznych, które mogą podnieść rentowność, efektywność i pozwolą jej jeszcze lepiej konkurować na rynku.

Zanim zaczniemy planować działania, warto najpierw określić cele, które chcemy osiągnąć w nadchodzącym roku – cele te mogą na przykład obejmować poprawę efektywności systemu sprzedaży, poprawę poziomu analityki efektywności itd.

Sposób wyznaczania celów jak również rozliczania celów to dziedzina której w zarządzaniu poświęcono wiele miejsca. Warto wskazać, że to w jaki sposób cele będą sformułowane oraz komu powierzone i w jakim zakresie będzie miało istotny wpływ na stopień ich realizacji.

Zakończenie

W tym wpisie zarysowaliśmy jedynie zakres zagadnień, nad którymi warto pochylić się na przełomie roku. Każda kancelaria, bez względu na wielkość, powinna mieć wyznaczone cele i plan działań rozwojowych na kolejne 12 miesięcy. Cele te i działania powinny z kolei wynikać z realizacji 3-5 letniej strategii.

Jakie kluczowe projekty zamierzają Państwo prowadzić w nadchodzącym roku? Kiedy się zaczną, a kiedy skończą? Jaki budżet przeznaczą Państwo na prace rozwojowe w ramach tych projektów? Jak mają się one do istniejącej strategii?

Jaka będzie Państwa kancelaria za rok?

Jeżeli chcą Państwo o tym porozmawiać – prosimy o kontakt.

O autorze

Tomasz Sęk

Doradca biznesowy w dziedzinie strategii i architektury biznesowej, finansów, marketingu i zarządzania. Prawnik-ekonomista, menedżer. Absolwent studiów menedżerskich MBA na IESE Business School w Barcelonie (Hiszpania).
Zobacz więcej postów >

Czytaj także