CRM – obowiązkowe narzędzie każdego prawnika

30.07.2014 autor: Tomasz Sęk i Ryszard Sowiński

 

Czytelnicy e-booka „Skuteczna sprzedaż usług prawniczych” prosili nas o wyjaśnienie, w jaki sposób narzędzia informatyczne mogą wspierać działania sprzedażowe prawnika lub zespołu prawników.

Przeprowadziliśmy z zespołem Naveo szereg wdrożeń tego typu systemów, sami z nich korzystamy i jesteśmy ich ogromnymi zwolennikami.

Partnerzy kancelarii, z którymi rozmawiamy, wśród swoich podstawowych potrzeb wymieniają konieczność posiadania systemu, który usystematyzuje i zdyscyplinuje działania sprzedażowe. Jednocześnie wyrażają potrzebę stworzenia repozytorium kontaktów, które pozwalałoby na gromadzenie i analizę danych oraz wykorzystywanie wyników analizy w nawiązywaniu i budowaniu relacji biznesowych.

Każda kancelaria rozwija się w podobny sposób. Pojawiają się pierwsi klienci, jeżeli są zadowoleni – zaczyna działać system poleceń, pojawiają się następni, rośnie sieć kontaktów. Dzięki działaniom promocyjnym pojawiają się kolejne kontakty i powiązania, które prowadzą do coraz większej liczby szans sprzedażowych. Partner coraz więcej czasu poświęca nie na działania merytoryczne, lecz sprzedażowe, zatrudnia prawników, których wdraża w sieć swoich kontaktów. Niezależnie od wielkości kancelarii, prowadzone są podobne działania, takie jak:

  • obecność na konferencjach i wydarzeniach branżowych,
  • aktywność w mediach,
  • aktywność w Internecie (np. prowadzenie bloga, sieci społecznościowe),
  • organizowanie spotkań (kawa, lunch),
  • prowadzenie rozmów telefonicznych,
  • wymiana maili i korespondencji,
  • tworzenie i przesyłanie ofert.

W ten sposób gromadzonych jest wiele cennych informacji, które mogą zaprowadzić do kolejnych szans sprzedażowych. Jednak jak nad tym wszystkim zapanować? Po kilku tygodniach nie pamiętamy treści odbytych rozmów, po kilku miesiącach zapominamy o nawiązanych kontaktach, wiele szans sprzedażowych marnuje się, ponieważ nie jest konsekwentnie wykorzystywana a przecież proces sprzedaży trwa zazwyczaj od 6 do 12 miesięcy. Zapominamy też o pomysłach, które powstają  przy okazji rozmów, inspirujących konferencji. Przestaje wystarczać zwykły kalendarz i lista zadań.

Rozwiązaniem jest system CRM (ang. customer relationship management system), na który składają się – procedury, nawyki i narzędzia informatyczne wspierające sprzedaż.

Wyobraźcie sobie Państwo, że za pomocą paru kliknięć otwieracie listę, na której znajdujecie odpowiedzi na pytania:

  • W jaki sposób poznałem Adama Nowaka z firmy ABC sp. z o.o. z Poznania?
  • W jakiej fazie świadomości znajduje się ten kontakt? (więcej o fazach świadomości  w bezpłatnym e-booku Naveo)
  • Jakie tematy były poruszane na spotkaniach, w rozmowach telefonicznych?
  • Kiedy planuję następny kontakt?
  • Jakie są zadania przypisane do tej osoby?
  • Jak ma na imię syn, o którego sukcesie sportowym pan Adam wspominał kilka miesięcy temu?
  • Jakie są możliwości sprzedażowe i jakie jest prawdopodobieństwo, że uzyskam zlecenie?
  • Jak będą wyglądać przychody mojej kancelarii za 6 miesięcy?

Narzędzia informatyczne umożliwiają przeglądanie listy szans sprzedażowych ze wskazaniem, na jakim etapie znajduje się proces, z informacją o ostatnich i planowanych działaniach, z szybkim dostępem do informacji o treściach rozmów, ustaleń, pomysłów, wymienianej korespondencji i maili, przesłanych dokumentów ofertowych. CRM pomaga podjąć decyzję, do kogo należy zadzwonić, wskazuje, co ostatnio działo się w danej sprawie, o co zapytać, jak poprowadzić rozmowę. Mając szeroki kontekst łatwiej okazać klientowi oraz potencjalnemu klientowi, że znajduje się on w centrum zainteresowania. A usatysfakcjonowani klienci przyciągają nowych. Konsekwencja, dyscyplina i dbałość o szczegóły w budowaniu relacji owocuje szybszym rozwojem kancelarii.

W obecnej sytuacji na rynku wiedza na temat sieci kontaktów jest równie cenna, jak wiedza merytoryczna prawnika. Dzielenie się informacjami o tym, kto kogo zna i kto co wie, tworzy ogromną wartość dla kancelarii. Wartościowe dane kontaktowe to już nie tylko adres email i numer telefonu, ale również ostatnie publikacje w mediach, aktywność na portalach społecznościowych i na konferencjach, sukcesy zawodowe i osobiste. Nawet drobne informacje okazują się czasem kluczem do budowania wartościowych relacji.

CRM okazuje się użyteczny zarówno w jednoosobowych, małych, średnich kancelariach jak i w tych zatrudniających dziesiątki prawników, gdzie partnerzy poświęcają zdecydowaną większość czasu na działania promocyjne i sprzedażowe. Będąc w pozycji partnera dużej kancelarii trudno jest śledzić wszystkie powiązania pomiędzy klientami i byłymi klientami a zatrudnionymi prawnikami i świadczonymi usługami. W niektórych przypadkach rotacja pracowników wywołuje konieczność, by tych nowo zatrudnionych szybko wdrażać w sieć kontaktów firmy. Narzędzie CRM pomaga w szybkiej i sprawnej wymianie informacji z innymi pracownikami odpowiedzialnymi za działania sprzedażowe, kontroli aktywności marketingowej prawników i personelu wspierającego.

Zachęcamy do kontaktu, jeżeli chcą Państwo wdrożyć w swojej praktyce nowoczesne rozwiązania organizacyjne i informatyczne wspierające sprzedaż Państwa usług. Rozwiązania te są skuteczne zarówno w dużych, średnich jak i niewielkich kancelariach prawnych. Proces sprzedaży przebiega bowiem według podobnego schematu.

O autorze

Tomasz Sęk i Ryszard Sowiński

Wspólnicy Naveo. Doświadczeni doradcy zajmujący się doradztwem zarządczym, strategicznym, marketingowym i finansowym w kancelariach prawnych.
Zobacz więcej postów >

Czytaj także