Czas na zarządzanie projektami!

14.01.2011 autor: Ryszard Sowiński

Skuteczne wdrożenie systemu zarządzania projektami poprawia jakość obsługi klienta, integruje działania firm doradczych z działalnością klientów a także, a może przede wszystkim, pozwala na skuteczne wdrożenie strategii rozwoju.

Jeżeli zdajesz sobie sprawę z tego, że nie wdrażasz wystarczająco skutecznie strategii działalności, strona internetowa Twojej firmy wymaga gruntownej przebudowy, konieczne jest wprowadzenie systemu ocen pracowniczych, zaplanowanie działań marketingowych na przyszły rok, zbudowanie sensowego systemu partnerskiego, czy też kompleksowego programu poprawy rentowności (zyskowności) działalności ale…
… ciągle nie ma na to czasu ponieważ najważniejsze są sprawy klienta a dzień pracy trwa tylko 9-10 godzin i trzeba załatwić tyle bieżących spraw…
to znaczy że w Twojej kancelarii nadszedł czas na zastosowanie metodologii zarządzania projektami i  zbudowanie tzw. “kultury projektowej”.

Sektor usług doradztwa prawnego (tak jak i cały sektor usług profesjonalnych), zmienia się w ostatnich latach niezwykle dynamicznie. Wśród wielu interesujących zjawisk takich jak standaryzacja usług czy łatwy dostęp klientów do informacji o regulacjach prawnych, na szczególną uwagę zasługuje rosnąca konkurencja, coraz większa porównywalność cen i presja klientów na redukcję kosztów. Na coraz trudniejszym rynku usług doradztwa prawnego coraz większą rolę odgrywa sprawność działania a nieco konkretniej:

  • umiejętność formułowania i skutecznego wdrażania strategii rozwoju i wynikających z niej projektów strategicznych oraz
  • umiejętność dostarczania klientom usługi wysokiej jakości w krótkim terminie i na czas.

Dodatkowo, ponieważ w pracach doradczych odchodzą do lamusa rozliczenia oparte na stawkach godzinowych, a jednocześnie klienci wywierają na prawników presję na obniżanie cen – ważną staje się umiejętność optymalizacji marż przy zleceniach doradczych rozliczanych ryczałtowo. Jednym z najważniejszych czynników (obok np. umiejętnego zarządzania posiadaną wiedzą) wpływających na optymalizację marż przy zleceniach rozliczanych ryczałtowo jest umiejętność planowania nakładów pracy.

Stosowanie metodologii zarządzania projektami w znacznym stopniu przyczynia się do poprawy efektywności we wszystkich trzech wymienionych przypadkach (projekty strategiczne, projekty doradcze, optymalizacja marż). Jest to zresztą umiejętność, której prawnicy mogą uczyć się od swoich klientów, posługujących się tą metodologią na co dzień. Przy pracach doradczych wynagradzanych wg. z góry ustalonej stawki, przy wdrażaniu strategii rozwoju, przy organizacji wydarzeń firmowych takich jak konferencja, bankiet czy impreza integracyjna – znajomość zasad zarządzania projektami, oprzyrządowanie informatyczne i nawyki pracowników pozwalają na skuteczniejsze, szybsze osiąganie celów oraz na znaczną redukcję kosztów.

Projektem jest zestaw działań, które mają doprowadzić w określonym czasie do realizacji założonego celu. Przykładowymi projektami w kancelarii będą:

  • wprowadzenie systemu ocen pracowniczych,
  • opracowanie planu marketingowego,
  • organizacja szkolenia,
  • budowa nowej strony www,
  • opracowanie strategi brandingu (zarządzania marką),
  • audyt podatkowy przedsiębiorstwa,
  • projekt optymalizacyjny (np. przekształcenie spółki zoo w spółkę komandytową),
  • stworzenie i wdrożenie koncepcji opiekuna Klienta itd., itp.

Wśród dziesiątek i setek projektów realizowanych w ciągu roku w każdej firmie (nie tylko doradczej) na szczególną uwagę zasługują projekty strategiczneprojekty merytoryczne.

Projekty strategiczne (zwane też inicjatywami strategicznymi) są to takie projekty, których zadaniem jest osiąganie celów wyznaczonych w strategii rozwoju. Jeżeli, na przykład, jeden z celów strategii polega na stworzeniu zespołu efektywnych i zadowolonych z pracy pracowników , do jego osiągnięcia będzie prowadził szereg inicjatyw (np. poprawa umiejętności menedżerskich i przywódczych Partnerów, udoskonalenie systemu rekrutacji, systemu motywacyjnego czy systemu rozwoju kompetencji zawodowych).

Jakość zarządzania projektami strategicznymi ma kluczowe znaczenie dla rozwoju organizacji. Przeciętnie, po zakończeniu prac nad strategią okazuje się, że w ciągu 3-5 lat obowiązywania strategii należy przeprowadzić kilkadziesiąt projektów – oznacza to łączne zaangażowanie kilkudziesięciu osób, które powinny wykonać wiele tysięcy zadań i to w sytuacji, w której przytłoczone są codziennymi obowiązkami związanymi z obsługą klientów. Kumulacja tych zadań np. w pierwszym roku realizacji strategii doprowadzi nie tylko do paraliżu organizacji, pogorszenia jakości obsługi klientów ale jednocześnie nie doprowadzi organizacji do osiągnięcia zamierzonego celu. Pozostanie jedynie rozczarowanie i zniechęcenie.

Projekty merytoryczne to projekty realizowane dla klientów. Sprawne zarządzanie takimi projektami pozwala na skuteczną kontrolę kosztów, precyzyjne przewidywanie nakładów pracy, dobrą koordynację działań pomiędzy doradcami, pomiędzy doradcami a Klientem oraz innymi podmiotami zaangażowanymi w projekt. Osoba zarządzająca kancelarią jest w stanie kontrolować i przewidywać obciążenia czasowe pracowników i wyznaczać realne terminy realizacji zleceń. Najdalej idącym stopniem integracji doradcy z organizacją klienta jest występowanie w roli członka zespołów projektowych w firmie klienta.

Aby osiągnąć biegłość w zarządzaniu projektami i zbudować firmę w której pomysły przekładają się na konkretne działania należy (1) zrozumieć metodologię zarządzania projektami, (2) wybrać dobre narzędzia (np. informatyczne) oraz (3) zbudować w zespole nawyki, powtarzalne zachowania i sposób myślenia, które łącznie ująć można określeniem “kultury projektowej”. Organizacje, które wytworzyły taką kulturę są sprawniejsze i osiągają lepsze wyniki finansowe niż pozostałe.

Metodologia zarządzania projektami jest, z pewnymi wyjątkami, taka sama bez względu na to jakiego typu jest to projekt (zmiana siedziby, budowa strony www czy też napisanie opinii prawnej). Wynika to z faktu, iż mechanika i dynamika projektów jest taka sama. Wszystkie projekty mają te same cechy wspólne (np. złożoność –  składają się z wielu zadań powiązanych ze sobą w skomplikowany sposób, nastawienie na osiągnięcie celu czy ograniczenie w czasie). Wszystkie projekty przechodzą przez te same fazy (inicjacja, planowanie, wykonywanie, monitorowanie, ukończenie, kontrola). W każdej z tych faz, aby projekt zakończył się sukcesem, należy wziąć pod uwagę stale występujące w nich elementy (np. w fazie planowania jest to ustalenie struktury pracy, kolejności działań, przydzielonych zasobów i ustalenie harmonogramu).

Istotnym czynnikiem sukcesu, pozwalający na sprawne zarządzanie dziesiątkami projektów, na które składają się tysiące działań, jest użycie odpowiedniego narzędzia informatycznego, pozwalającego na planowanie projektów, dostostowanie tempa pracy do możliwości czasowych, finansowych itd. nadzorowanie stopnia realizacji prac czy komunikację pomiędzy członkami zespołów projektowych.

Trzecim czynnikiem umożliwiającym zbudowanie sprawnej organizacji opartej o filozofię zarządzania projektami jest czynnik ludzki – zakorzenione nawyki działania, zwyczaje, kultura spotkań, język jakim posługują się pracownicy, zrozumienie ról członków zespołu projektowego (w którym podwładny, będący menedżerem projektu, kieruje często pracą Partnera). Budowanie kultury projektowej wymaga umiejętności interpersonalnych, cierpliwości i czasu. Szczególnie trudny jest pierwszy okres tego przedsięwzięcia – po szkoleniach z zarządzania projektami i początkowym entuzjazmie zespołu przychodzi czas na wypełnianie tabel, harmonogramów, wpisywanie do systemu informatycznego licznych zadań, całkowitym podporządkowaniu terminom. Natomiast korzyści z systemu zarządzania projektami ujawniają się dopiero później. Łatwo jest zatem ulec zniechęceniu, powrócić do starych nawyków i zapomnieć o usprawnianiu organizacji pracy.

Kiedy kończymy z naszymi klientami prace audytem lub strategią rozwoju, opracowujemy wspólnie spis projektów, które pozwolą osiągnąć strategiczne cele kancelarii. Ich liczba przyprawia często o zawrót głowy. Realizacja kilkudziesięciu dużych, złożonych przedsięwzięć absorbujących czas i zasoby finansowe to niezwykle ambitne zadanie. Nieprzypadkowo większość strategii nie jest wdrażana z sukcesem. Sukces pojawia się wtedy, gdy inspirującej i przemyślanej wizji rozwoju towarzyszy dyscyplina realizacji, której zachowanie możliwe jest w dużej mierze dzięki wdrożeniu metodologii zarządzania projektami.

O autorze

Ryszard Sowiński

Autor pierwszego w Polsce bloga o zarządzaniu kancelariami i marketingu usług prawniczych NowoczesnaKancelaria.pl, prowadzonego nieprzerwanie od 6 lat. Doradca biznesowy kancelarii prawnych i podatkowych w dziedzinie strategii, marketingu i zarządzania, związany z branżą usług prawniczych od ponad 15 lat, menedżer, prawnik, doradca podatkowy (nie wykonuje zawodu).
Zobacz więcej postów >

Czytaj także