Może będzie dobrze a może nie…

22.02.2009 autor: Ryszard Sowiński

Oto kilka porad dla zestresowanych, niepewnych przyszłości właścicieli kancelarii prawnych.

Zanim jednak podam swoje rady na nadchodzące czasy pragnę ostrzec przed nadmiernym czarnowidztwem. Kryzys w branży nie musi być wcale głęboki. Twoja kancelaria może zwiększyć przychody. Pamiętaj jednak że niepoprawny optymizm może mieć gorsze skutki niż nadmierne czarnowidztwo. Warto na wszelki wypadek mieć plan B….

  1. Wytypuj spośród bazy klientów tych, którzy generowali w ostatnich miesiącach 80% przychodów. Zacznij zbierać informacje o szansach i zagrożeniach jakie stoją przed tymi klientami. Zastanów się jak wrażliwe na kryzys są branże, w których działają ci klienci. Zdziwisz się jak niewielu klientów generuje większość przychodów Twojej kancelarii. Może warto umówić się z nimi na dawno odkładany obiad i porozmawiać o skutkach kryzysu dla nich samych? Jeżeli obiad nie jest dobrym pomysłem – odwiedź klientów w ich firmie i zapytaj jakie są ich zamierzenia na najbliższą przyszłość i jak możesz im pomóc w ich realizacji.
  2. Jeżeli widzisz, że klienci będą szukać oszczędności zapytaj się jak możesz im w tym pomóc. Zapytaj jakie mają plany w zakresie ograniczania kosztów (niektórzy klienci z góry przyjmują, że zredukują koszty np. o 20%).
  3. Nie fakturuj czasu spotkania i wyraźnie to zaznacz w rozmowie.
  4. Jeżeli uznasz za stosowne, zaproponuj niektórym klientom czasową obniżkę ceny lub inny rodzaj ulgi – na przykład „podaruj” im pakiet nieodpłatnych godzin. Możesz poprosić swoich pracowników aby zrezygnowali z wynagrodzenia (lub obniżyli wynagrodzenie) np. za 10-20 godzin pracy w miesiącu po to, aby pokryć przynajmniej część obniżek cen dla zagrożonych klientów.
  5. Wykorzystaj obniżkę do przyszłej podwyżki J Jeżeli rentowność klienta jest niska a godziny fakturujesz po stawkach zdecydowanie niższych od stawek cennikowych zaproponuj dalszą redukcję stawek pod warunkiem, że w przyszłości stawki powrócą do akceptowalnego przez Ciebie poziomu,
  6. Zastanów się, którzy z Twoich obecnych lub potencjalnych klientów korzystają z usług kancelarii o znacznie wyższych stawkach. Spróbuj wystąpić ze swoją ofertą. Zapytaj swoich klientów czy ich partnerzy biznesowi nie skorzystaliby z usług Twojej kancelarii.
  7. Obserwuj przychody Kancelarii. Pamiętaj że każda złotówka przychodów mniej to ok. 60-70 groszy mniejszy zysk. Policz dla każdego klienta dynamikę przychodów i zastanów się, dlaczego niektórzy z nich generują mniejsze przychody. Opracuj plan utrzymania tych klientów – istnieje duże prawdopodobieństwo że próbują podjąć współpracę z innymi prawnikami.
  8. Jeżeli stawki Twojej kancelarii podawane są w walucie obcej – po wystawieniu faktur oblicz, jakie byłyby przychody gdyby kurs walutowy się nie zmienił. Jeżeli tak obliczone przychody spadają, dokonaj analizy którzy klienci zlecają mniej pracy.
  9. Zweryfikuj zakres usług. Pomyśl o wzmocnieniu tych działów (restrukturyzacje, upadłość, windykacja, zabezpieczenia, prawo pracy, zwolnienia, mediacje, przekształcenia formy prawnej, tworzenie spółek celowych, wywiad gospodarczy, zabezpieczenia należności, negocjacje handlowe itd.) które potencjalnie mogą mieć więcej pracy. Zastanów się jak zagospodarować prawników, którzy mogą mieć mniej zleceń. Możesz wprowadzić usługi, których dotychczas nie wykonywałeś. Np. pomoc klientom w odzyskiwaniu należności, choć jest to działalność o niskiej rentowności, może pomóc przetrwać trudne czasy.
  10. Bądź aktywny w marketingu. Jeżeli w kancelarii jest mniej zleceń – spraw aby prawnicy opracowali swoje indywidualne i zespołowe plany marketingowe i zaczęli je realizować. Nic tak nie obniża morale załogi jak brak pracy. W wolnym czasie można pisać artykuły, przygotować szkolenie dla klientów, dokonać przeglądu kontaktów, odkurzyć stare znajomości, wykonać odłożone wcześniej projekty wewnętrzne.
  11. Zacznij planować rachunek przepływów pieniężnych. Możesz zrobić to w prostym arkuszu Excela odstępując od metodologii przyjętej w rachunkowości. Dokonaj symulacji przy jakich przychodach (pamiętaj o ryzyku wzrostu należności) miesięczny rachunek przepływów będzie miał wartość ujemną. Ile miesięcy przetrwasz przy różnych wariantach spadku przychodów?
  12. Dokonaj systematycznego przeglądu kosztów stałych. Pogrupuj koszty od największych do najmniejszych i dla każdej pozycji kosztowej rozważ zasadność ponoszenia kosztów, rozważ alternatywne (tańsze) sposoby osiągnięcia celów przypisanych tym kosztom, możliwość renegocjacji warunków umów z dostawcami (poprzedź negocjacje poszukiwaniem tańszych dostawców aby mieć punkt odniesienia w negocjacjach cenowych). Zaproponuj niektórym dostawcom czasową obniżkę cen. Wielu z nich woli zredukować marże niż stracić stałego klienta.
  13. Zastanów się nad tym, jakie inwestycje są naprawdę niezbędne a jakie można odłożyć w czasie. Zakup nowych komputerów można odłożyć o kilka miesięcy i kupić je w czasie, gdy stopień niepewności będzie nieco mniejszy. Nie graj w ruletkę – Twoje decyzje wpływają nie tylko na Twoje życie ale także na życie pracowników i ich rodzin.
  14. Zaoszczędzone środki finansowe odkładaj na odrębnym rachunku tworząc rezerwę, która przyda się do ratowania przepływów pieniężnych w sytuacji kryzysowej. Zaproponuj wspólnikom zmniejszenie wypłat i odkładanie zaoszczędzonych kwot na rachunku o którym mowa w zdaniu poprzednim. Jeżeli nic złego się nie wydarzy – otrzymają swoje pieniądze w przyszłości.
  15. Zwiększ kontrolę kosztów poprzez wprowadzenie obowiązku zatwierdzania kosztów dla osób, które wcześniej nie miały obowiązku ich akceptacji.
  16. Nie zatrudniaj nowych pracowników a budżet po pracownikach odchodzących przeznacz na rezerwy (zob. pkt. 14).
  17. Jeżeli od dłuższego czasu wahasz się co do dalszej współpracy z niektórymi prawnikami – podejmij decyzję o ich zwolnieniu – przerzuć ich pracę na bardziej efektywnych prawników.
  18. Przeanalizuj rentowność działów i rentowność klientów. Dokonaj restrukturyzacji działów nierentownych, przeprowadź rozmowy z nierentownymi klientami. Jeżeli rentowność godziny pracy z klientem pokrywa koszty osobowe i część kosztów ogólnych – podtrzymaj współpracę. Jeżeli praca z klientem nie pokrywa nawet kosztów osobowych – postaw twarde warunki albo zakończ współpracę. Podobnie jeżeli niektóre działy w Twojej kancelarii nie przynoszą zysków ale pokrywają koszty osobowe i część kosztów ogólnych (których nie chcesz lub nie możesz redukować) – utrzymuj działy. Jeżeli natomiast dział nie pokrywa nawet kosztów osobowych – rozważ jego rozwiązanie lub głęboką restrukturyzację.
  19. Zastanów się nad tym co zrobić z kosztami osobowymi, gdy pojawią się zagrożenia dla płynności. Zwolnienia to nie jedyny sposób na poprawę płynności. Twoi pracownicy to mądrzy ludzie – zaakceptują różne, często niekonwencjonalne rozwiązania. Częściowo płatne urlopy, czasowa obniżka wynagrodzenia, zmiana zakresu obowiązków, „postojowe” to tylko niektóre z alternatyw dla zwolnienia. Nie przetrzymuj pracowników w kancelarii jeżeli nie mają pracy. Pozwól im wykorzystać wolny czas do podreperowania życia osobistego.
  20. Wykorzystaj nadchodzące czasy na wewnętrzną organizację. Przystąp do pisania strategii o której od tak dawna myślisz. Popraw niektóre procesy wewnętrzne (np. zarządzanie finansami, proces kadrowy). Popracuj nad systemem partnerskim. Pomyśl nad poprawą systemu motywacyjnego. Zrób wreszcie porządny system analityczny pozwalający na obliczanie kluczowych wskaźników efektywności (zobacz ten wpis ale do tego tematu wrócę bo chciałbym wreszcie kiedyś pokazać na blogu większość ciekawych wskaźników) .
  21. Sprawdź czy nie pojawiła się okazja pozyskania talentów odchodzących z innych kancelarii.
  22. Pomyśl co będą kupować klienci, gdy powróci czas prosperity. Przygotuj ofertę na lepsze czasy.
  23. Pomyśl o swojej rodzinie. Wykorzystaj trudne czasy do jej scementowania. Poświęć więcej czasu małżonkowi i dzieciom. Odkryj na nowo wartości, o których często zapominałeś w czasach gdy pracy było więcej niż rąk do pracy.

Nie wpadaj w panikę i nie uprawiaj niepoprawnego optymizmu. Po prostu działaj racjonalnie i ciesz się, że poziom niepewności prędzej czy później się zmniejszy.

Jeżeli mają państwo inne pomysły na nadchodzące czasy – zachęcam do pisania komentarzy.

O autorze

Ryszard Sowiński

Autor pierwszego w Polsce bloga o zarządzaniu kancelariami i marketingu usług prawniczych NowoczesnaKancelaria.pl, prowadzonego nieprzerwanie od 6 lat. Doradca biznesowy kancelarii prawnych i podatkowych w dziedzinie strategii, marketingu i zarządzania, związany z branżą usług prawniczych od ponad 15 lat, menedżer, prawnik, doradca podatkowy (nie wykonuje zawodu).
Zobacz więcej postów >

Czytaj także