Jak skuteczniej zarządzać sprawami kancelarii? Naucz się zarządzać projektami

24.03.2008 autor: Ryszard Sowiński

Umiejętność zarządzania projektami (project management, PM) to jedna z wielu umiejętności niezbędnych do zarządzania nawet niewielką kancelarią prawną. Umiejętności tej, podobnie jak i wielu pozostałych, nie znają absolwenci studiów prawniczych. Warto się jej nauczyć i uniknąć kosztownych niepowodzeń i nieoptymalnych działań. Wdrożenie metodologii zarządzania projektami pozwoli zachować Ci spokój, zapewni poczucie panowania nad sytuacją a także sprawi, że będziesz porozumiewał się ze swoimi klientami wspólnym językiem.

Na czym polega zarządzanie projektami?

Projektem jest zestaw zadań, które mają doprowadzić w określonym czasie do realizacji założonego celu.

W Twojej kancelarii prowadzonych jest dziesiątki projektów – są to zarówno projekty zewnętrzne (realizowane dla klientów – np. założenie spółki, przygotowanie opinii prawnej itd.) jak i wewnętrzne. Przykładami projektów wewnętrznych są:

  • wprowadzenie nowego systemu komputerowego,
  • stworzenie nowej strony internetowej,
  • wprowadzenie systemu motywacyjnego,
  • opracowanie planu finansowego,
  • zmiana siedziby,
  • opracowanie planu marketingowego dla nowej usługi itd.

Co łączy te wszystkie projekty?
Wszystkie są związane z jednym przedsiębiorstwem, które musi ponosić koszty ich realizacji. Dlatego trzeba skoordynować ich przebieg w czasie tak, aby nie kumulowały się wydatki.

Wszystkie te projekty prowadzą ludzie – zatrudnieni w Kancelarii oraz zewnętrzni konsultanci. Ich pracę trzeba skoordynować w czasie, aby nie przeciążać zadaniami pojedynczych osób. Członkowie zespołu realizującego projekt muszą dobrze rozumieć jego cel, swoje zadania, potrzebują sprawnej komunikacji.

Każdy z tych projektów przechodzi przez kilka faz: inicjacja, planowanie, wykonywanie, monitorowanie, ukończenie. Błędy popełnione w poszczególnych fazach (szczególnie inicjacji i planowania) mszczą się nie tylko na przebiegu projektu ale na całej firmie. Wyobraź sobie, że chcesz wprowadzić w Kancelarii system elektronicznego obiegu dokumentów. Jeżeli w fazie planowania nie przeznaczysz odpowiednio dużo czasu na znalezienie wszystkich dostawców rozwiązań informatycznych i wyboru NAJLEPSZEGO z punktu widzenia Twoich potrzeb i możliwości – istnieje bardzo duże prawdopodobieństwo, że wybierzesz rozwiązanie gorsze od optymalnego – w długiej perspektywie stracisz miliony.

Są jeszcze inne elementy łączące te projekty. I tak np. każdy z nich powinien zapewnić odpowiednią jakość końcowego rozwiązania. Każdy projekt wiąże się z ryzykiem itd.

Aby połączyć te wszystkie elementy – zasoby finansowe, zasoby ludzkie, wybór optymalnego sposobu realizacji celu, zapewnić odpowiednią jakość itd. zastosuj metodologię PM. Jak to zrobić?

Proponuję na początek trzy działania:

  •  poszukaj w sieci stron poświęconych PM,
  •  pobierz z sieci i pobaw się darmowym programem GanttProject, zaplanuj jeden ze swoich projektów przy pomocy tego programu,
  •  kup jedną z książek na temat PM.

A najlepiej zapisz się na jakieś szkolenie z tego zakresu.

Kiedy uczyłem się metodologii PM byłem na początku przestraszony złożonością metodologii. Testowałem na przykład jeden z najpopularniejszych programów Microsoft Project Manager (możesz go pobrać z sieci i testować chyba 60 dni) ale ilość opcji przyprawiała momentami o zawrót głowy.

Na końcu okazało się, że na potrzeby nawet kilkudziesięcioosobowej kancelarii prawnej wystarczy znajomość podstawowych zasad i proste narzędzie informatyczne (polecam jeszcze raz program GanttProject ale nie zapoznałem się jeszcze z możliwościami nowego Outlooka więc może rozwiązanie jest pod ręką).

W niektórych kancelariach partnerzy bardzo świadomie organizują pracę nad projektami, korzystając z metodologii PM. Niestety, większość prawników nie ma wiedzy z zakresu zarzadzania i projektami kieruje w sposób intuicyjny. Takie intuicyjne podejście wiąże się z istotnymi stratami finansowymi. Straty te wynikają między innymi z wyboru nieoptymalnych rozwiązań (np. nienajlepszego systemu komputerowego), rozwlekaniu projektów w czasie, generowaniu nieprzewidzianych kosztów, powstawaniu napięć między pracownikami itd.

Objawem braku wykorzystania wiedzy o zarządzaniu projektami są wybuchające raz po raz „pożary” związane z brakiem rąk do pracy, przejściowymi kłopotami z płynnością finansową, zmienności decyzji.

Rozwiązaniem tych problemów jest wdrożenie uproszczonej metodologii PM w Kancelarii prawnej. PM to sposób myślenia, to zestaw narzędzi informatycznych, to sposób współpracy z pracownikami.

Umiejętność zarządzania projektami nie gwarantuje sukcesu Twojej Kancelarii. Znacznie ważniejsze czynniki sukcesu to strategia, struktura, procesy i narzędzia. O tym jednak innym razem.

O autorze

Ryszard Sowiński

Autor pierwszego w Polsce bloga o zarządzaniu kancelariami i marketingu usług prawniczych NowoczesnaKancelaria.pl, prowadzonego nieprzerwanie od 6 lat. Doradca biznesowy kancelarii prawnych i podatkowych w dziedzinie strategii, marketingu i zarządzania, związany z branżą usług prawniczych od ponad 15 lat, menedżer, prawnik, doradca podatkowy (nie wykonuje zawodu).
Zobacz więcej postów >

Czytaj także