Kluczowe wskaźniki efektywności w kancelarii prawnej

13.02.2008 autor: Ryszard Sowiński

Z moich doświadczeń wynika, że większość absolwentów prawa zapomniała tak podstawowych operacji matematycznych jak obliczanie procentów, podstawowych wzorów z zakresu rachunku prawdopodobieństwa, czy obliczanie średniej ważonej.

Po studiach prawniczych ich absolwenci z reguły nie znają też podstawowych pojęć z zakresu rachunkowości, istoty sprawozdań finansowych. Kiedy pytam studentów na pierwszym wykładzie z finansów przedsiębiorstw – co to jest bilans? Odpowiadają zgodnie – jest to zestawienie zysków i strat.

Właśnie – finanse przedsiębiorstw – takie pojęcia jak marża, rentowność, wskaźniki efektywności, dźwignia operacyjna i finansowa, próg rentowności…Trudno dziś bez znajomości i praktycznego zastosowania naprawdę podstawowej wiedzy z zakresu finansów przedsiębiorstw prowadzić sprawnie kancelarię prawną.

Ten wpis chciałbym poświęcić wskaźnikom umożliwiającym lepsze zrozumienie istoty prawniczego biznesu a także pozwalającym na wyznaczanie celów, poprawę efektywności i większe zarobki zarówno dla właścicieli jak i całego zespołu pracowników.

W profesjonalnie zarządzanych przedsiębiorstwach ważnym elementem oceny jego działania jest bieżące monitorowanie kluczowych wskaźników efektywności – skrót KPI (key performance indicators) jest znany chyba większości menedżerów. Za pomocą odpowiednio dobranego zestawu KPI można oceniać historyczne i obecne dokonania na takich obszarach działalności jak kadry, finanse i marketing. Odpowiednie dobranie i zrozumienie znaczenia poszczególnych KPI umożliwia wychwytywanie źródeł nieefektywności, porównywanie swoich wyników z konkurencją, planowanie działalności, lepsze ocenianie i motywowanie pracowników.

W wielu kancelariach partnerzy analizują podstawowe wskaźniki takie jak ilość wypracowanych godzin, wzrost przychodów, zysków, wypracowane przez poszczególnych prawników przychody. Jednak niewiele kancelarii opracowało swój własny system analiz wskaźnikowych poszczególnych aspektów działalności. Stosowane w kancelariach, coraz lepsze z każdym rokiem ale (przepraszam) zazwyczaj nie w pełni rozwinięte, nie zawsze uwzględniające międzynarodowe doświadczenia, programy do zarządzania kancelariami zawierają moduły analityczne. Zestaw stosowanych w nich wskaźników można jednak z sukcesem rozbudowywać.

Chciałbym zwrócić uwagę na kilka warunków, które powinny być spełnione, aby analiza KPI przyniosła owoce w postaci dynamiczniejszego rozwoju i większych dochodów:

  • zestaw wskaźników powinien umożliwiać badanie różnych (nie tylko finansowych) aspektów działalności,
  • analizy wskaźnikowe powinny być przeprowadzane regularnie w interwałach miesięcznych, kwartalnych, półrocznych i rocznych – przy czym dla krótkich okresów wystarczy mierzyć kilka bardzo podstawowych wskaźników a analiza roczna powinna zawierać całe ich spektrum,
  • wskaźniki powinny być gromadzone w standardowej, atrakcyjnej i powtarzalnej formie – w postaci pisemnych raportów,
  • same wskaźniki mogą być z powodzeniem liczone w arkuszach kalkulacyjnych (np. Excel), ale system informatyczny kancelarii musi dostarczać precyzyjnych danych do wyliczenia wskaźników,
  • partnerzy i osoby zaangażowane w zarządzanie kancelarią powinni w trakcie spotkań organizowanych po przygotowaniu okresowych analiz (niekoniecznie miesięcznych ale już z pewnością kwartalnych) – odbywać spotkania poświęcone omówieniu rezultatów tych analiz,
  • KPI powinny stać się ważnym narzędziem planowania i wyznaczania celów na kolejne lata działalności.

Analizy wskaźnikowe powinny przeprowadzać regularnie wszystkie kancelarie – nawet te kilkuosobowe, przy czym w miarę wzrostu zakresu działalności zestaw wskaźników powinien być rozbudowywany.

Wskaźniki są jak zielone, pomarańczowe i czerwone lampki w kabinie pilota, który dzięki nim właśnie bezpiecznie prowadzi samolot do celu.

Czy posługują się Państwo takimi narzędziami?

O autorze

Ryszard Sowiński

Autor pierwszego w Polsce bloga o zarządzaniu kancelariami i marketingu usług prawniczych NowoczesnaKancelaria.pl, prowadzonego nieprzerwanie od 6 lat. Doradca biznesowy kancelarii prawnych i podatkowych w dziedzinie strategii, marketingu i zarządzania, związany z branżą usług prawniczych od ponad 15 lat, menedżer, prawnik, doradca podatkowy (nie wykonuje zawodu).
Zobacz więcej postów >

Czytaj także